Come adeguarsi alle ISO9001:2015 senza problemi

Il 15 settembre 2015 l’ISO ha emesso la nuova revisione delle ISO9001. Il periodo di transizione dura tre anni, entro i quali occorre effettuare la transizione alla nuova norma. Di seguito vi propongo 10 consigli per effettuare questo adeguamento senza problemi.

1. Gap Analysisis: Effettuare una valutazione puntuale dello scostamento tra il vostro sistema di gestione e i requisiti della nuova norma, la cosiddetta “gap analysis”. E’ uno strumento fondamentale per capire lo stato del vostro sistema e potere pianificare la transizione. In particolare si dovrebbero rivedere gli aspetti organizzativi, come l’organigramma e la mappatura dei processi, per verificarne l’attualità e l’adeguatezza. Si suggerisce inoltre di non limitarsi agli aspetti documentali relativi ai singoli requisisti, ma di concentrarsi sull’efficacia del vostro sistema al fine di prevenire eventuali non conformità e/o cause di insoddisfazione dei clienti. Assicurarsi che lo scopo della certificazione non sia da aggiornare.
2. Analisi di contesto: Analizzare il contesto in cui opera l’organizzazione definendone gli aspetti significativi sia interni (fattori interni) che esterni (fattori esterni). Conviene utilizzare alcune metodologie consolidate come l‘analisi PESTL e/o l’analisi SWOT. L’obiettivo è quello di evidenziare e razionalizzare quegli aspetti, spesso già noti, che hanno influenza sull’andamento dell’azienda e sui suoi risultati complessivi.
3. Stakeholder Analysis: Individuare le parti interessate, chiamate in inglese stakeholders, che abbiano interessi rilevanti nell’organizzazione e individuarne le esigenze ed aspettative. Per le imprese “for profit” è utile fare riferimento, anzi direi che potrebbe essere riportato quasi integralmente, al Prospetto 1 relativo al p.to 4.4 della UNI EN ISO 9004:2009.
4. Approccio basato sul rischio: Rivedere il proprio sistema gestionale con una visione basata sul rischio (“Risk-based approach”). Il rischio è utile intenderlo come quella componente di incertezza associata ai risultati desiderati. Questo approccio deve essere pervasivo e abbracciare tutte le scelte relative al sistema di gestione per la qualità. Ad esempio nella decisione se documentare un’attività oppure no. I rischi da considerare dovrebbero essere almeno:
   1. Il rischio di generare non conformità di prodotto e/o servizio;
   2. Il rischio di non soddisfare i nostri clienti; e
   3. Il rischio di avere delle perdite economiche e/o non raggiungere i risultati di business attesi.
5. Registro dei rischi; Non è obbligatorio, ma è utile predisporre un registro dei rischi. Si tratta di una tabella in Word, o in Excel, con ciascuna riga riportante gli elementi per la gestione dei singoli rischi. Conviene inoltre associare a ciascun rischio, il nome di una persona che abbia il compito specifico di presidiarlo.

Applicare la logica del Plan-Do-Check-Act in modo sistematico integrandola con l’analisi dei rischi.

1. Organizzazione e processi: Aggiornare l’organigramma, la matrice delle responsabilità ed il mansionario, se sono intervenuti cambiamenti. Analogamente, rivedere la mappatura dei processi ed integrare eventuali nuovi processi esistenti. Suggerisco di predisporre una tabella con l’elenco dei processi individuati, con tutte le informazioni utili al loro controllo (nome processo, input, output, reponsabile, o process owner, intersezione con i fattori critici di successo dell’azienda (FCS) e con i fattori di acquisto (FA), cioè le ragioni per cui i nostri clienti ci preferiscono alla concorrenza, l’eventuale procedura o sezione del manuale di riferimento, le modalità di verifica dell’efficacia del processo (audit o indicatore) ed eventuali note). Si potrebbero aggiungere anche i campi tipici dell’analisi dei rischi, ma soltanto, se questa tabella viene effettivamente utilizzata per fare la valutazione dei rischi dei singoli processi. Ricordo che il “Risk-based Approach” non lo esclude, ma neanche prevede come requisito.
2. Informazioni documentate: Riesaminare la documentazione del proprio sistema qualità per verificarne l’adeguatezza e l’allineamento con ciò che viene fatto in azienda. Può essere utile applicare a ciascun documento/registrazione i seguenti 3 criteri:
   1. Mi serve ed è adeguato, allora la tengo senza modificarlo;
   2. Mi serve ma deve essere aggiornato e/o integrato con i nuovi requisiti, allora l’aggiorno e lo integro dove necessario;
   3. Non mi serve più, allora lo butto.

Il manuale della qualità non è più obbligatorio